bank programmer: March 2014

การเขียน Email เป็นภาษาอังกฤษ
Email โดยปกติมักเขียนปนกันระหว่างการเขียนอย่างเป็นทางการ( Formal )ที่มักใช้จดหมาย และไม่เป็นทางการ (Informal) Email ส่วนใหญ่จะเป็นการเขียนที่อยู่ในรูปแบบกลางๆ(Neutral) หรือไม่เป็นทางการ (Informal) แต่ทั้งนี้ต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับผู้รับด้วยว่าเป็นใคร ถ้าเป็นระดับผู้ใหญ่ เนื้อหาที่เขียน ก็ต้องเป็นทางการ
	โครงสร้างของการเขียน Email ประกอบด้วย 1.ชื่อเรื่อง ( Subject) 2.คำทักทาย /ชื่อผู้ที่เขียนถึง (Name) 3.เนื้อหา 4.สรุปก่อนจบ (Final comment) 5.การลงท้าย (Close) 6.ลงชื่อผู้ส่ง
1.ชื่อเรื่อง( Subject) หลักในการเขียน ถ้าเป็น Subject ใหม่ – ตั้งเป็นวลี หรือ ประโยคสั้นๆ เกี่ยวข้องกับเนื้อหาที่เรา ต้องการสื่อ เช่น
	- Request for … - Meeting on date … - Seminar on …. - Dinner Talk by Mr. P. Brown - Good to LearnSubject กรณีตอบเรื่องที่เขาเขียนมา - Re : ชื่อเรื่องเดิม
2. คำทักทาย Formal หรือ เป็นกลางๆ : มักขึ้นต้นคล้ายเรียน ใช้ Dear ตามด้วย Mr.,Mrs.,Ms +ชื่อคน เช่น Dear Mr. Sun , Dear K.Naree ถ้าไม่รู้จักชื่อใช้ Dear Sir /Madam, ถ้าส่งถึงหลายคนพร้อมกัน ก็ใช้ Dear All, Dear Colleague, Informal : คล้ายกล่าวสวัสดี ใช้ Hi / Hello ต่อด้วยชื่อหรือไม่ก็ได้ หรือใช้ Dearต่อด้วยชื่อก็ได้ เช่น Dear Mary, หรือจะใส่ชื่อไปเฉยๆเลยก็ได้ เช่น Mary,
	กรณี คนไทย มักนิยมใช้คำนำหน้าชื่อว่า - คุณ ใช้คำนำหน้าชื่อหรือตัวย่อว่า Khun , K. เช่น Khun Malee, - พี่ ใช้คำนำหน้าชื่อหรือตัวย่อว่า Pi ,P., P’, P` เช่น P’Ming, - น้อง ใช้คำนำหน้าชื่อหรือตัวย่อว่า Nong , N.,N’, N` เช่น N’Tong
3. เนื้อหา • การเขียนครั้งแรกควรมีการแนะนำตัวเอง ถ้าอีกฝ่ายยังไม่รู้จักเรา • การอ้างเหตุผลที่ที่เขียนมา เช่น
	- I am writing in connection with …. - I am writing with regard to ….. - I’m writing about …. - Your name was given to me by … - I got your name from .. - We would like to point out that .. - Please note that ….
• การอ้างถึงเรื่องที่เขาเขียนมา เช่น
	- Please refer to your email regarding +ชื่อเรื่อง - Regarding หรือ Concerning (เกี่ยวกับ) + ชื่อเรื่อง - Thank you for your email of…. - Re your email ……. - I apologize for not getting in contact with you before now. -กรณีตอบช้า - Sorry for late reply – กรณีตอบช้า
• การแนบเรื่อง/ส่งfile (Attachment) เช่น
	-Please find the attachment. -Please find the attachment herewith.- ความหมายคล้าย “ตามเรื่อง/เอกสาร แนบพร้อมนี้” -I am pleased to attach herewith the annual report for…. -Please kindly find out attached file of….. -Please find attached report. -Please see attached file. -I’ve attached…. -I’m sending you …. as a pdf file. -Here is the …. you wanted. -See attached.
• การขอข้อมูล (Asking for information) เช่น
	- Could you give me some information about… - I would like to know … - I’d be grateful if you could ... - Could you please send me… - Could you please hand/ forward me… - Please send me …. - I’d appreciate your help on this.
• การให้/แจ้งข้อมูล เช่น
	- I’m writing to let you know that …. - I would like to inform you that … - Just a note to say … - Please be informed that …. -I am delighted to tell you that …. -We regret to inform you that …-กรณีบอกข่าวไม่ดี/ปฏิเสธ
4.สรุปก่อนจบ (Final comment)
	- I am looking forward to seeing you in the near future. - I will prepare it accordingly.-กรณีบอกว่าจะเตรียมการตามที่เขาขอหรือที่สัญญากันไว้ - Thank you for your cooperation. -Thank you for your kind assistance. - Thank you for your help. - Please do not hesitate to contact us again if you require any further information. - Please feel free to contact me. -Talk to you soon. - I’ve got to end it now. - I have to go. - Got to go now. - Keep in touch. - Have a nice weekend. - See you later. - See you soon. - Bye for now.
5.การลงท้าย (Close)
- Regards, - Best regards, - With best regards, - With kind regards, - Warm regards, - Warmest regards, - Thanks and Regards, - Yours sincerely, - With love, - All the best, - Bye, - Ta Ta, (หมายถึง Bye Bye – คนอังกฤษใช้)
6.การลงชื่อ
	ลงชื่อมี/ไม่มีนามสกุล ถ้าเป็นทางการ และต้องการให้เขาทราบรายละเอียดเกี่ยวกับตัวเรา จะใส่ชื่อ ตำแหน่ง ที่อยู่ โดยพิมพ์ชิดด้านซ้ายท้ายการลงชื่อ เช่น Ratri Srinuan Plant Manager Tel: +66 2456789 Fax: +66 2456789 email :dano@gmail.com http://www.danoplant.com
เกร็ดเล็กๆน้อยๆ
คำย่อที่นิยมใช้ ASAP = As Soon as Possible AAMOF = As a Matter of Fact BBL = Be Back Later B4 = Before CU = See You EZ = Easy 2U2 = To You Too GF = Girl friend BF = Boy friend P.S. = Post script LTNS = Long Time no See JIC = Just in case Thks & Rgrds = Thanks and Regards asap = as soon as possible cc = carbon copy (when you send a copy of a letter to more than one person, you use this abbreviation to let them know) enc. = enclosure (when you include other papers with your letter) pp = per procurationem (A Latin phrase meaning that you are signing the letter on somebody else's behalf; if they are not there to sign it themselves, etc) ps = postscript (when you want to add something after you've finished and signed it) pto (informal) = please turn over (to make sure that the other person knows the letter continues on the other side of the page) RSVP = please reply
ตัวอย่างตอบอีเมล์คนส่งเมล์ผิด Dear ................, Your email was sent to me by mistake. Please note that, for confidentiality purposes, your email and any information contained within it will be deleted from my system. Regards,